Toila valla asutuste infoturbe põhimõtted
Isikuandmete töötlemine
Isikuandmete vastutav töötleja on ametiasutus, kes vastutab konkreetse avaliku ülesande, juriidilise kohustuse või lepingu täitmise eest või kes on Teilt küsinud nõusoleku andmete töötlemiseks. Teie isikuandmetele pääsevad ligi ainult need asutuse teenistujad, kes kasutavad isikuandmeid tööülesannete täitmiseks.
Toila Vallavalitsus kui ametiasutus töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema hallatavatele asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtutakse isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
Isikuandmed on mis tahes andmed füüsilise isiku kohta, mis võimaldavad isikut otse või kaudselt tuvastada. Isikuandmeteks on näiteks inimese nimi, sünniaeg, isikukood, pilt, sõrmejäljed, perekonna andmed, elu- ja töökoht. Delikaatsed isikuandmed on näiteks andmed poliitiliste vaadete, usuliste veendumuste, terviseseisundi, seksuaalelu jms kohta.
Isikuandmete kasutamisel tuleb muuhulgas lähtuda minimaalsuse põhimõttest. Selle kohaselt tuleb andmete kogumisel ja kasutamisel piirduda sellega, mis on vajalik andmete kasutamise eesmärgi saavutamiseks.
Isikuandmeid kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise vallavalitsusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sh isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.
NB! Alljärgnev teave ei hõlma:
- juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega;
- isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele Toila Vallavalitsuse veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda vallavalitsus (välislingid).
Kuidas töötleme Teie isikuandmeid ja eraelulist teavet?
Vallavalitsus täidab avaliku võimu ülesandeid. Lähtudes isikuandmete kaitse seadusest töötleb vallavalitsus andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni vastavatest juhistest.
Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue vms ) või isiku isiklik pöördumine vallavalitsuse poole. Enne isikuandmete kogumist tuleb läbi mõelda, mis eesmärgil ja milliseid andmeid töötlema hakatakse. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kui seda kohustab või lubab seadus. Kõikidele isikuandmetega seotud dokumentidele kehtestab Toila Vallavalitsus juurdepääsupiirangu. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest (nt isikuandmete avaldamine ametlikus väljaandes „Ametlikud Teadaanded").
Oma tegevuse käigus kogub ja töötleb vallavalitsus isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet.
Vallavalitsuse sisemise töökorraldusega püütakse tagada, et eraelu võimalikult vähe riivataks ning avaliku teabe seaduses asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute valdusesse.
Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on õigus igaühel tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Kui isiku andmed on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste tegemist. Õigus on nõuda ka oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist teatud kindlatel juhtudel. Eelkõige juhul, kui meil ei ole isikuandmete töötlemiseks (enam) seaduslikku alust.
Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine
Isikuandmeid kasutatakse ka päringutele vastamiseks. Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab vallavalitsus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms). Kui vallavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab vallavalitsus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat. Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitab vallavalitsus viis aastat. Tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele.
Lingid:
Kui kirjaga, mis on vallavalitsusele saadetud või vallavalitsusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus avaliku teabe seaduse 3. peatükk), analüüsib vallavalitsus teabenõude saamisel, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Igal juhul kaetakse väljastatavas dokumendis kirja saaja või saatja kontaktandmed (aadress, e-posti aadress, telefoninumber). Vallavalitsus avaldab isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus. Kellele, millal ja milliseid isikuandmeid edastati fikseeritakse dokumendiregistris ja vastav teave säilitatakse sealsamas või paberkandjal, lähtuvalt dokumendile kehtestatud säilitustähtajast. Järelevalve menetluses ja väärteomenetluses kogutud teave on üldjuhul kuni otsuse jõustumiseni mitteavalik.
Kolmandale isikule isikuandmete (sh arhiivitoimikus olevate isikuandmete) edastamine või nendele juurdepääsu võimaldamine on lubatud isiku nõusolekuta:
1) kui isik, kellele andmed edastatakse, töötleb isikuandmeid seaduse, välislepingu või Euroopa Liidu Nõukogu või Euroopa Komisjoni otsekohalduva õigusaktiga ettenähtud ülesande täitmiseks;
2) üksikjuhtumil isiku enda või muu isiku elu, tervise või vabaduse kaitseks, kui isikult, kelle andmeid edastatakse ei ole võimalik nõusolekut saada;
3) kui kolmas isik taotleb teavet, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites (seega ka süüteomenetluse käigus kogutud teave) ja taotletav teave ei sisalda delikaatseid isikuandmeid ning sellele ei ole muul põhjusel kehtestatud juurdepääsupiirangut.
Isikuandmete väljastamist piiratakse kui see võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi.
Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele ja avaliku teenistuse seadusele on vallavalitsuse, vallavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning vallavalitsuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni.
Õigus tutvuda enda andmetega
Igaühel on õigus küsida Toila Vallavalitsuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ja õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.
Lähtuvalt isikuandemete kaitse seadusest on igal isikul õigus saada teada:
- milliseid isikuandmeid tema kohta vallavalitsuses kogutakse ja on kogutud;
- millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse:
- millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.
Enda andmete töötlemise kohta on vallavalitsuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida Teie kohta on kogutud, järgmiselt:
- pöörduda suulise järelepärimisega ametniku vastuvõtul
- esitada kirjalik taotlus (Pikk 13a, Toila, Ida-Virumaa; e-post: toilavv@toila.ee)
- taotleda teabenõude avaliku teabe seaduse korras Teie isikuandmetega dokumentide väljastamist
- tutvuda Teie isikuandmetega dokumentide või registritega vallavalitsuses koha peal.
Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.
Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama.
Lähtuvalt isikuandmete kaitse seadusest väljastab vallavalitsus nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.
Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ametiasutus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse teabenõude esitajat.
Ametiasutus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset.
Riiklikest registritest, millesse andmeandja on ametiasutus (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste ja toetuste andmeregister; majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, e-kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Töötamise register, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") kaudu.
Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek ametiasutusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse üldkontaktidele (tel 33 69 845, e-post toilavv@toila.ee või post Pikk 13a, Toila, Ida-Virumaa. Paranduste tegemiseks võib ametiasutus nõuda täiendavaid tõendeid.
Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab ametiasutus isikuandmete töötlemiseks saama Teilt vabal tahtel kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12). See on põhjus, miks erinevatele preemiatele, konkurssidele esitamiseks või valla veebilehel või valla ajalehes isikuga seotud andmete edastamiseks või avalikustamiseks on vajalik ka vastava isiku nõusolekut.
Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine
Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Toila Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris WebDesktop. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs Toila valla veebilehelt. Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest aadressile ja kontaktandmetele ligipääsu ei ole. Kui dokumendiregistri väljadel olevast infost ilmneb teave, mis avaliku teabe seaduse (§ 35) alusel võib riivata kirja saatja eraelu või isikuandmete kaitse seadusest (§ 4 lg 2) lähtuvalt kajastada delikaatseid isikuandmeid, on dokumendiregistri avalikus vaates näha kirja saatja eraisikuna. Kui saadate ametiasutusele kirja ning see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on Teie kiri avaliku teabe seaduse § 12 lõike 4¹ alusel dokumendiregistrist kõikidele kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist. Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) peavad vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktid (otsused ja korraldused), koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, ei avalikustata õigusaktist ka vastava teabega osa (kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest. Internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded" avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi Teataja seadus § 13, Ametlike Teadaannete põhimäärus; Ametlikud Teadaanded). Vastavalt avaliku teabe seadusele (§ 438) andmekogudes, mille pidaja on ametiasutus, isikuandmeid ei avalikustata, v.a juhul, kui isikuandmete avaldamise kohustus ei tulene seadusest.
Võrgulehe külastamine või küsitluses osalemine
Kui külastate meie võrgulehte ja tutvute sealse teabega, piirduvad Teie kohta säilitatavad andmed Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadressiga),
Me ei seo teavet isikut tuvastava teabega ja avaldame seda üksnes isikustamata kujul. Säilitame andmeid vaid selle kohta, millist veebi osa Te külastasite ja kui kaua seal peatusite. Neid andmeid kasutame ainult turvatehnilistel eesmärkidel ja veebi külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal veebi arendada ja muuta see külastajasõbralikumaks.
Kirjasaatmise viisid
Dokumente, mis sisaldavad eraelulist teavet ja millele oleme seadnud juurdepääsupiirangu, toimetame adressaadini läbi dokumendivahetuskeskuse. E-posti teel edastame dokumente ainult eraisiku soovil ja nõusolekul.
Eraisikutega seotud menetlusdokumente edastame teistele riigiasutustele turvalise dokumendivahetuskeskuse kaudu (asutustevahelise dokumendivahetuse infosüsteem).
Tööle kandideerimine
Meile tööle kandideerides lähtume kandidaadi enda avaldatud teabest ja avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta kogume, tutvuda meie kogutud andmetega, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid. Kandidaadi dokumentidega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Eeldame, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda ilma lisaloata. Teiste kandidaatide andmeid ei avaldata. Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatus juhtudel. Mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitame 150 kalendripäeva valiku lõppotsuse tegemisest (Toila Vallavalitsuse määrus 06.03.2018 nr 4).
Muudetud 20.07.2021